SCRUM em Vendas
SCRUM é um método ágil de gerenciamento de projetos, estruturado por Jeff Sutherland, muito utilizado nas áreas de desenvolvimento de software.
Jeff Sutherland foi contratado para gerenciar um projeto muito grande de software, que estava bastante atrasado e que havia ultrapassado o orçamento inicial. Depois de alguns experimentos para resolver o problema, ele resolveu trabalhar com uma equipe menor e dividiu o projeto em porções com entregáveis, denominados SPRINTS. Substituiu as reuniões semanais de avaliação, que duravam horas, por reuniões rápidas, diárias, onde todos reportavam o que haviam feito e o que fariam a seguir.
O sucesso foi muito grande e SCRUM se disseminou na área de desenvolvimento, tornando-se popular. O método se consolidou e outras áreas resolveram aplicar, como por exemplo, construção.
Há poucos anos, SCRUM chegou na área de vendas, trazendo excelentes resultados, como: redução do ciclo de vendas, aumento significativo do volume de vendas, melhor entrosamento das equipes e melhor conexão com a área de marketing. O objetivo é dividir a meta de um período maior, por exemplo, um trimestre, em metas menores, ou metas de um Sprint.
A aplicação em vendas é geralmente denominada como Vendas com Sprints. Os papéis desempenhados são assim distribuídos:
Dono do Produto – Usualmente é ocupado pelo Diretor de Vendas;
SCRUM Master – Usualmente ocupado pelo gestor da área de Vendas onde o processo é implementado;
Equipe – É formada por todos os envolvidos com vendas na área selecionada. Isso inclui, profissionais de vendas, SDRs (Sales Development Representatives) e adicionalmente o responsável por Marketing. A inclusão de profissionais de Sucesso do Cliente e de pessoas da área de entrega traz grandes benefícios.
As cerimônias seguem os princípios do SCRUM tradicional:
Planejamento dos Sprints – No início de um período, por exemplo, um trimestre, o Dono do Produto apresenta a meta, dividida por oferta, região, contas novas, receita etc. A Equipe então realiza o Planejamento, definindo as atividades a realizar no Sprint (usualmente de duas semanas) e Definição de Pronto. O tempo determinado para a atividade é de duas horas.
Reunião Diária – A Reunião Diária deve ser de quinze minutos e a equipe relata o que fez no dia anterior, o que fará no dia e se houve algum impedimento. Os impedimentos devem ser tratados pelo SCRUM Master.
Revisão do Sprint – Na Revisão do Sprint a Equipe apresenta para o Dono do Produto o que produziu, apresentando as evidências. O Dono do Produto aceita ou não a entrega. É uma reunião com duração máxima de duas horas.
Retrospectiva do SPRINT – Na sequência da Revisão do SPRINT a equipe se reúne para avaliar como trabalhou e aponta o que precisa ser melhorado. Logo a seguir, o novo SPRINT é planejado e o ciclo todo se repete.
Baseado na minha experiência, eu faço as seguintes recomendações:
O Dono do Produto deve colocar as metas de maneira bem clara, para que o backlog seja calculado e acompanhado pelo SCRUM Master.
É necessário que o CRM seja atualizado diariamente, para que as tradicionais reuniões de vendas e forecast sejam abolidas. Com a Reunião Diária e o CRM atualizado, o SCRUM Master consegue acompanhar o andamento das metas e dar a previsão de vendas no período.
O SCRM Master deve incentivar o autogerenciamento da Equipe e a troca de experiências. Ele deve atuar como um maestro, conduzindo a equipe. Deve também ser bastante ágil para resolver os impedimentos que eventualmente ocorram.
Os resultados obtidos ao adotar-se SPRINT em Vendas são excelentes. A comunicação interna aumenta significativamente assim como o volume de vendas. O ciclo de vendas reduz e as questões de atrito entre Marketing e Vendas praticamente desaparecem.
